Stadt Vlotho

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Hinweis zur Virtuellen Poststelle und zur rechtsverbindlichen KommunikationLogobögen

Virtuelle Poststelle

Rechtsverbindliche E-Mails an die Stadt Vlotho.
Ab sofort, können auch rechtsverbindliche E-Mails über die zentrale E Mail-Adresse poststelle@vps.vlotho.de an die Stadt gesandt werden können.

Die Eröffnung des elektronischen Zugangs erstreckt sich zur Zeit ausdrücklich nur auf  Anfragen und Anträge im Rahmen von Verfahren nach der EU Dienstleistungsrichtlinie.

 

Im übrigen gilt folgende Regelung:

Der elektronische Zugang zur Verwaltung der Stadt Vlotho – insbesondere die Übermittlung elektronischer Dokumente – für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgern und Bürgerinnen, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts mit der Stadtverwaltung Vlotho im Sinne des § 3a Absatz 1 Verwaltungsverfahrensgesetz Nordrhein-Westfalen in der derzeit gültigen Fassung wird hiermit ausdrücklich zum gegenwärtigen Zeitpunkt nicht eröffnet. Die vorstehende Einschränkung gilt sowohl für die Zugänge per E-Mail-Adresse, für E-Mail-Kontaktformulare als auch für jede Art von Web-Formularen und sonstigen Zugängen.
Alle anderen bekannten Mailadressen sowie personenbezogenen Mailadressen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadtverwaltung Vlotho stellen keinen offiziellen Maileingang dar und bewirken keinen rechtsverbindlichen Zugang.
Eine Benachrichtigung über die Nichtverwertbarkeit im Sinne des § 3a Absatz 1 Verwaltungsverfahrensgesetz Nordrhein Westfalen kann aufgrund des damit verbundenen Aufwandes nicht erfolgen.

Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann durch die sogenannte elektronische Signatur ersetzt werden. Die bei der Stadt Vlotho eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.
Des weiteren können die Nachrichten an die Stadtverwaltung zur Sicherung der Vertraulichkeit künftig verschlüsselt versandt werden. Dadurch ist ausgeschlossen, dass E-Mails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden. Um die technischen Neuerungen umsetzen zu können, hat die Stadt Vlotho eine Virtuelle Poststelle, kurz: VPS, eingerichtet.
Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren
Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen - VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gemäß § 126a BGB gilt entsprechendes im Privatrecht.

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung der Stadt Vlotho für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Stadtverwaltung im Sinne des § 3 a VwVfG NRW ist eröffnet.
Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die Virtuelle Poststelle (VPS) der Stadt Vlotho elektronisch an die Stadtverwaltung gesandt werden. Die für viele Behördenvorgänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die „ qualifizierte elektronische Signatur" ersetzt.
Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 25 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Folgende Verschlüsselungsverfahren werden seitens der Stadt Vlotho unterstützt.

 

S/MIME

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten " Öffentlichen Schlüssel". Dieser steht am Ende der Seite zum Herunterladen bereit.
Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Stadtverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.
Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem  Signaturgesetz
versehen sein muss. Die Stadt Vlotho kann zurzeit Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

Deutsche Telekom AG, Produktzentrum Telesec
Bundesnotarkammer
DATEV eG Zertifizierungsstelle
D-Trust GmbH
Deutsche Post Com GmbH, Geschäftsfeld Signtrust
TC Trust Center GmbH
DGN Deutsches Gesundheitsnetz Service GmbH
Deutscher Sparkassen Verlag GmbH, Geschäftsfeld S-TRUST
Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!

Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie -wie bisher-auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.
Werden im Zuge der Umsetzung von E-Government-Anwendungen abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, so werden Sie an dieser Stelle beziehungsweise in geeigneter Weise informiert.

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Stadtverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:

Adobe Acrobat bis Version 11 (.pdf)
Rich Text Format (.rtf)
Textdateien im Format ASC II (.txt)
Microsoft Word bis Version 2013 (.doc,.docx)
Microsoft Excel bis Version 2013 (.xls, .xlsx)
Microsoft Powerpoint bis Version 2013 (.ppt, .pps)
Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadtverwaltung zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste - soweit erforderlich - laufend aktualisiert wird.

Ist Ihre E-Mail nicht verarbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann zum Beispiel durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.
Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Vlotho und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie zum Beispiel anderen Behörden oder Institutionen.

Hier erhalten Sie den Öffentlichen Schlüssel

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